Dane osoby, po spełnieniu przez nią określonych warunków przyjęcia (część ta jest poza projektowanym systemem), zostają wprowadzone do systemu. Przez cały okres studiowania, aż do ukończenia (lub skreślenia z listy) wszystkie informacje są przechowywane w systemie.

System przeznaczony jest dla czterech grup użytkowników: dla uczestników studiów (gromadzi i przechowuje związane z nimi dane), dla pracowników dziekanatu, opiekunów naukowych/promotorów oraz prowadzących zajęcia. Każda z grup użytkowników posiada odpowiedni dostęp do systemu (weryfikowany przez login, hasło). Użytkownicy mają różne prawa dostępu do systemu, mogą wpisywać (modyfikować) tylko określone dane.

System jest odpowiedzialny za zarządzanie użytkownikami, ich prawami dostępów, danymi oraz odpowiednie udostępnianie tych danych.

System Doktorant obejmuje całościowo wszystkie operacje związane z obsługą toku studiów doktoranckich. Na początku do systemu wprowadzone zostają dane osobowe dotyczące uczestnika studiów. Następnie wprowadzane są dane zawarte na kartach informacyjnych odnośnie toku studiów (jedna karta informacyjna, w każdym semestrze). Wszystkie dane o uczestnikach i przebiegu ich studiów są przechowywane w bazie danych.

Głównymi dokumentami wyprowadzanymi z systemu są wydruki generowane w dziekanacie.

Funkcjonalne zalety programu
Wszyscy użytkownicy Systemu Doktorant mają możliwość wprowadzania danych bezpośrednio do systemu (w ramach swoich określonych uprawnień) poprzez internet, z każdego miejsca i o każdej porze. Wprowadzone czy zmodyfikowane dane są natychmiast widoczne (dostępne) dla pozostałych, uprawnionych użytkowników. Rozwiązanie takie pozwala na wyeliminowanie papierowych kart egzaminacyjnych, co przyspiesza prace w dziekanacie i ułatwia pracę pozostałym użytkownikom programu. System Doktorant znacznie usprawnia komunikację pomiędzy uczestnikami studiów doktoranckich, ich promotorami i dziekanatem.

Wszystkie dane o uczestnikach studiów i przebiegu ich studiów znajdują się w jednym miejscu w centralnej bazie danych, są łatwo dostępne dla osób uprawnionych (odpowiednie loginy i hasła dostępu) i dobrze zabezpieczone (mechanizmy bezpieczeństwa, kopie danych).

System Doktorant oparty jest na nowoczesnych i sprawdzonych technologiach obsługi systemów rozproszonych, baz danych i mechanizmach bezpieczeństwa.